Закон РФ регулирует соблюдение прав каждого работника на отдых с сохранением занимаемой им должности и начислением заработной платы. Перед оформлением отпуска работнику предприятия бухгалтер должен определить:

1. Расчётный период.
2. Размер дохода за этот период.
3. Средний заработок.

На основании этих данных вычисляются отпускные. Однако, как показывает практика, при их определении и расчёте возникают некоторые нюансы.

Порядок оформления отпуска. В каких случаях предоставляется отпуск?

Работник предприятия может взять оплачиваемый отпуск в следующих случаях:

• если он трудится в организации не менее полугода, то имеет право взять отпуск за первый год работы;
• если сотрудник работает 1-й год, то по прошествии 6 месяцев работы он может взять отпуск только с разрешения руководства;
• со второго года работы и далее работник имеет право уходить в отпуск согласно внутреннему графику.

Оформление отпуска. Шаг 1. Определение расчётного периода

Этот период не должен быть более одного года. Он зависит от срока, в течение которого сотрудника трудится у конкретного работодателя.

При определении расчётного периода следует учитывать следующие нюансы:

• если начало отпуска приходится на один год, а его окончание - на другой, то в качестве расчётного периода берётся календарный год, предшествующий отпуску;
• если срок работы сотрудника на предприятии составляет менее 1 года, то расчётным периодом будет то время, которое он отработал по факту. Отсчёт начинается с 1-го дня работы и до последнего числа месяца, предшествующего отпуску.
• если работник берёт отпуск в том же месяце, в каком он трудоустраивался, то в расчёт берётся фактически отработанное время;
• если сотрудник не получал зарплату в предшествующем отпуску календарном году, то расчётным периодом будут последние месяцы, в течение которых он её получал.

Трудовой Кодекс РФ допускает, чтобы предприятия устанавливали и другой расчётный период, упоминая о нём в коллективных договорах или иных внутренних документах. Положение сотрудников при этом не должно быть ухудшено.

Выплаты, по которым не начисляются отпускные

Законодательство предписывает не включать в расчётный период те дни, когда сотрудник:

• был на больничном;
• получал среднюю зарплату;
• находился в неоплачиваемом отпуске;
• уезжал в командировку;
• принимал участие в забастовках;
• был в оплачиваемом отпуске;
• имел простои и так далее.

При расчёте отпускных не учитываются следующие выплаты:

• командировочные;
• пособие по нетрудоспособности;
• социальные компенсации;
• оплата больничного;
• пособие по беременности и родам;
• отпускные;
• премии, которые не включены в оплату работы;
• проценты от кредитов, вкладов и т.д.;
• оплата выходных по уходу за ребенком-инвалидом;

Оформление отпуска. Шаг 2. Заработок за расчётный период

• премии и вознаграждения;
• зарплата за фактически отработанное время;
• компенсационные выплаты;
• различны надбавки и доплаты.

Затем рассчитывается среднедневной заработок и сами отпускные . При этом следует учитывать, целиком ли был отработан расчётный период. От этого будет зависеть формула расчета средней зарплаты.

Если расчётный период был отработан полностью, то базовая формула для определения среднего дохода сотрудника выглядит так:

После того, как будет рассчитана среднедневная зарплата, полученный результат нужно умножить на число отпускных дней. Полученная сумма и будет являться отпускными работника.

Комплект документов для отпуска

Рассмотрим необходимые документы для оформления отпуска работника. Если работник работает первый год, то основанием и первым документом для оформления отпуска будет его заявление с просьбой предоставить отпуск. Если работник работает не первый год, то его отпуск вносится в график отпусков. Ниже представлены необходимые документы для первого и второго случая.

Подробнее про документы для оформления отпуска читайте в следующих статьях:

Пример расчёта отпускных

При полностью отработанном расчётном периоде:

Полностью отработанный Петровым период – 01.06-31.05.2015 г.

За этот срок размер начислений составил 300000 рублей.

СДЗ = 300000 / (12*29,3) = 853,24 руб.

Затем рассчитывается сумма отпускных: 853,24 * 28 = 23890,72 рубля.

При неполностью отработанном:

Сотруднику Петрову А.Н. предоставляется оплачиваемый отпуск 08.06–05.07.2015 г. – 28 дней.

Неполностью отработанный Петровым период – 01.06-31.05.2015 г., 20 дней из которого он болел.

Начисления за расчётный период составили 350000 руб., из которых 50000 – это компенсационные социальные выплаты.

Доход за расчётный период: 350000 – 50000 = 300000 руб.

ОД = 30 – 20 = 10 дней;

КНМ = 29,3 / 30 * 10 = 9,77 дней;

СДЗ = 350000 / (11*29,3+9,77) = 1053,99 руб.;

Сумма отпускных составляет: 1053,99 * 28 = 29512,85 руб.

В соответствии со ст. 122 ТК РФ отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ), для отдельных категорий сотрудников она может быть увеличена. Например, ежегодный основной отпуск работников в возрасте до 18 лет должен составлять 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), работающих инвалидов – не менее 30 календарных дней (ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).

Продолжительность ежегодного отпус­ка не зависит от длительности рабочего дня, поэтому отпуск сотрудникам, работающим в режиме неполного рабочего времени или по совместительству, предоставляется на срок, предусмотренный в данной организации для остальных работников.

Работникам, заключившим трудовой договор на срок до 2 месяцев, полагается оплачиваемый отпуск из расчета 2 рабочих дня за 1 месяц работы (ст. 291 ТК РФ). Согласно ст. 295 ТК РФ, оплачиваемые отпуска сотрудникам, занятым на сезонных работах, предоставляются из расчета 2 календарных дня за каждый месяц работы.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении 6 месяцев его непрерывной деятельности в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). По соглашению с работодателем сотрудник может получить отпуск и до истечения шестимесячного срока. Согласно ч. 4 ст. 122 ТК РФ, отпуск за второй год работы и последующие может предоставляться в любое время – в соответствии с графиком отпусков. Последний составляется по унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ).

Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя и не зависит от желания или нежелания работника уходить в отпуск. Поэтому в данном случае заявление от сотрудника не требуется. Исключение составляют некоторые категории работников. В частности, служащие силовых структур должны подавать рапорт (заявление) о предоставлении отпуска. Например, в п. 48 Инструкции о порядке предоставления отпусков сотрудникам органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утв. Приказом ФСКН РФ от 02.10.2008 № 323, указано, что основанием для выдачи отпускного удостоверения является рапорт сотрудника, завизированный непосредственным руководителем, с резолюцией начальника, имеющего право на предоставление отпуска. Также заявление работника потребуется, если отпуск предоставляется вне графика (например, если сотрудника приняли уже после утверждения графика на текущий год).

Некоторым категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время (в том числе и до истечения шестимесячного срока непрерывной деятельности в данной организации). К ним, в частности, относятся:

• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• женщины – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
• работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до 3 месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
• совместители – им дни отдыха предоставляются одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
• работники, супруги которых являются военнослужащими, – отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• некоторые категории граждан, подвергшихся воздействию радиации (Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
• участники Великой Отечественной вой­ны, инвалиды войны, ветераны боевых действий (ст. 14–19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»);
• другие категории сотрудников, на которых распространяется действие федеральных законов.

Предоставление отпуска работнику оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации по унифицированной форме № Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Если в отпуск идут сразу несколько работников, удобнее пользоваться формой № Т-6а.

О времени начала отпуска работодатель обязан уведомить сотрудника под роспись не позднее чем за 2 недели до этой даты (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вид и форму уведомления работодатель вправе определить самостоятельно. Наиболее юридически грамотный способ – подготовить такой документ для работника индивидуально и ознакомить с ним сотрудника под роспись.

На основании приказа о предоставлении отпуска производится расчет отпускных по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (лицевая сторона формы заполняется кадровиком, оборотная – бухгалтером). В личную карточку работника формы № Т-2 или № Т-2ГС вносятся сведения о предоставленном отпуске с указанием его вида (основной, дополнительный). В табеле учета рабочего времени указываются дни отпуска: ОТ (09) – ежегодный основной отпуск, ОД (10) – дополнительный отпуск.

Разделение отпуска на части

Продолжительность ежегодного отпуска не зависит от длительности рабочего дня

По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть разбит на части. В ТК РФ не установлено, сколько может быть таких частей, но хотя бы одна из них должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Специальных правил о продолжительности перерыва между частями отпуска не существует.

Если между работником и работодателем достигнуто соглашение о разделении отпуска на части, то дни отдыха обязательно должны предоставляться и использоваться в оговоренное время. Иногда необходимость разделить отпуск возникает в период действия графика отпусков. Инициатива при этом может исходить как от работника, так и от работодателя. Главное – достижение согласия между сторонами.

Работник обратился с заявлением о предоставлении ему отпуска продолжительностью 5 календарных дней (с понедельника по пятницу). Работодатель согласился предоставить ему отпуск только на 7 календарных дней (с понедельника по воскресенье). В этом случае договоренность между сторонами не достигнута, поэтому работодатель вправе поставить на заявлении работника резолюцию «Отказать».

Продление отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии со ст. 124 ТК РФ должен быть продлен:

• в случае временной нетрудоспособности работника. Если во время отпуска сотрудник заболевает, отпуск продлевается на число дней нетрудоспособности, совпадающих с днями отдыха. О временной нетрудоспособности работник должен уведомить кадровую службу (например, по телефону), а при выходе на работу по окончании отпуска – предоставить листок временной нетрудоспособности;
• в случае исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы (ст. 170 ТК РФ). Основаниями для продления отпуска являются соответствующие документы (повестки, вызовы и пр.);
• в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

Отпуск продлевается автоматически при предъявлении соответствующих документов. Чтобы обеспечить достоверный учет, желательно оформить приказ о продлении отпуска (приложение 1). Оплата продленного отпуска не производится, т.к. работником уже были получены соответствующие суммы.

Работнику был предоставлен очередной оплачиваемый отпуск на 8 календарных дней с 1 по 9 марта. 10 марта сотрудник позвонил в отдел кадров и сообщил, что болел с 4 по 9 марта, листок нетрудоспособности предоставит позже и просит продлить отпуск. На сколько дней увеличится отпуск? Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или дополнительного отпусков, в число календарных дней не включаются (ст. 120 ТК РФ). Следовательно, 8 марта – государственный праздник – днем отпуска не является. Поэтому отпуск должен быть продлен на 5 дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности работ­ника.

В табеле учета рабочего времени пос­ле­отпускной период отсутствия работника следует отметить как НН (30) – неявку по невыясненной причине. Выйдя на работу, сотрудник должен предоставить листок временной нетрудоспособности. На основании этого документа вносятся изменения: дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на период отпуска, обозначаются кодом Б (19), а ранее проставленные отметки НН исправляются на ОТ (09) – дни нахождения в отпуске.

Перенос отпуска на другой срок

Отпуск может быть перенесен на другой срок только с согласия работника. Статья 124 ТК РФ предусматривает два случая, когда работодатель по желанию сотрудника на основании его письменного заявления обязан перенести отпуск на другой срок:

• если работнику своевременно не была произведена оплата за время отпуска. Оплата отпуска должна производиться не позднее, чем за 3 дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);
• если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за 2 недели до соответствующей даты.

В исключительной ситуации по инициативе работодателя отпуск может быть перенесен на другой срок, если отсутствие сотрудника в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе деятельности организации (п. 3 ст. 124 ТК РФ). В этом случае также необходимо согласие работника. Если тот откажется, перенос отпуска будет недопустим. После переноса отпуск должен быть использован сотрудником в срок не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

На практике иногда возникают ситуации, когда отпуск переносится по инициативе сотрудника, – это является для него более предпочтительным, чем, например, продление отпуска. Решение о переносе отпуска в этом случае принимается по соглашению между работодателем и работником. Приведем два примера.

Работник попал в аварию и сломал ногу за 7 дней до начала отпуска. По мнению медиков, на реабилитацию ему потребуется не менее полутора месяцев. Продление отпуска по окончании больничного не выгодно ни работнику (его планы о месте проведения отпуска изменились), ни работодателю (работник в таком случае будет отсутствовать на работе более двух месяцев). В итоге было достигнуто соглашение, что отпуск будет перенесен на другой срок.

За 15 дней до начала ежегодного отпуска работник получил из ВУЗа справку-вызов на сессию. Из нее следует, что учебный отпуск или его часть приходится на время ежегодного. В результате работник и работодатель пришли к выводу, что им выгоден перенос ежегодного оплачиваемого отпуска в рамках текущего рабочего года.

Перенесение отпуска оформляется приказом работодателя (приложение 2). На основании приказа в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Отзыв из отпуска

Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия

Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия (ч. 2 ст. 125 ТК РФ), например по производственным причинам (для предотвращения простоя, устранения последствий аварии и т.п.). Законодательство не регламентирует, каким образом следует оформлять согласие, но целесообразно сделать это письменно. Работник может выразить свое решение как в отдельном документе (например, в предложении об отзыве из отпуска – приложение 3), так и в соответствующем приказе. В приказе об отзыве необходимо указать, когда работник сможет использовать оставшуюся часть отпуска. В соответствии со ст. 125 ТК РФ неиспользованные дни отпуска в этом случае должны быть предоставлены по выбору сотрудника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединены к отпуску за следующий год.

Если работник не согласен на отзыв из отпуска, работодатель не имеет права применять к нему дисциплинарное взыскание. В п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» указано, что работодатель имеет право досрочно отозвать сотрудника из отпуска только с согласия последнего, однако отказ работника (независимо от причин) от выполнения этого распоряжения до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.

Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

Отзывая работника из отпуска, работодателю следует решить вопрос с выплаченными отпускными. Чтобы у бухгалтерии было основание начислить эти средства в счет зарплаты за отработанное время, необходимо включить в приказ об отзыве пункт о перерасчете вознаграждения (приложение 4).

Приложение 1

Пример оформления приказа о продлении отпуска

Приложение 2

Пример оформления приказа о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

Приложение 3

Трудовое законодательство закрепляет за работником право на отдых. Одним из спо­собов его реализации является предостав­ление сотрудникам ежегодного оплачивае­мого отпуска.

Сразу отметим, что право на отпуск име­ют тол ько те сот руд н и к и, ко торые работ а ют в компании на основании трудовых догово­ров. Что же касается работников, трудя­щихся по гражданско-правовым договорам (например, по договору подряда), то на них указанные нормы Трудового кодекса не рас­пространяются (ст. 11 ТК РФ).

В общем случае продолжительность еже­годного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Но в ряде случаев время отпуска может быть увеличено. На­пример, на дополнительные дни оплачивае­мого отпуска могут претендовать трудя­щиеся во вредных или опасных условиях, занятые на работах особого характера, ис­полняющие свои трудовые обязанности в районах Крайнего Севера и приравнен­ных к ним местностях, совмещающие рабо­ту с учебой, а также работники с ненорми­рованным рабочим днем.

Дополнительные дни суммируются с еже­годным отпуском.

Казалось бы, если поход в отпуск - пра­во работника (а не обязанность), он может им не пользоваться. Однако законодатель­ство устанавливает запрет для работодате­лей на непредоставления отпусков: в тече­ние двух лет подряд; работникам в возрас­те до 18 лет; персоналу, который занят на работах с вредными или опасными усло­виями труда.

При нарушении указанных требований работодатель может быть привлечен к ад­министративной ответственности в виде штрафа. Для должностных лиц санкции установлены в размере от 1000 до 5000 руб­лей; для предпринимателей – от 1000 до 5000 рублей; для юрлиц – от 30 000 до 50 000 рублей либо приостановление дея­тельности до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Основные положения

Рабочий год при определении права на отпуск исчисляется не с 1 января, а со дня поступления сотрудника на работу. Соот­ветственно работник, который только при­шел в организацию, имеет право уйти в отпуск за первый рабочий год, если отра­ботал не менее полугода.

Роструд в письме от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1 указал: в нормах Трудового ко­декса нет указаний на то, что дни отпуска предоставляются пропорционально отра­ботанному в данном рабочем году времени. Таким образом, новый сотрудник после по­лугода работы имеет право по своему требо­ванию получить отпуск в 28 календарных дней. При режиме неполного рабочего вре­мени отпуск предоставляется на общих основаниях и не может быть уменьшен или не предоставлен.

Право на следующий отпуск возникает у работника только после того, как начнет­ся второй рабочий год, третий – после на­чала третьего рабочего года и т. д.

В стаж работы, который дает право на от­пуск, включается время:

• фактической работы;
• когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место;
• вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении;
• отстранения работника, не прошедшего медицинский осмотр не по своей вине;
• отпуска без сохранения заработной пла­ты, который не превышает 14 календар­ных дней.

При этом в стаж не включается время от­сутствия сотрудника на работе без уважи­тельных причин и время отпусков по уходу за ребенком до полутора лет. Таким обра­зом, при наличии данных обстоятельств окончание рабочего года будет отодвигать­ся на то число дней, которые сотрудник отсутствовал (письмо Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1).

С согласия работодателя сотрудник мо­жет уйти в отпуск до истечения первого по­лугодия работы. Хотя существуют катего­рии трудящихся, которым работодатель не имеет права отказать в «авансовом» от­пуске. К ним относятся женщины перед от­пуском по беременности и родам или после него (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 659-6-0); сотрудники до 18 лет; работни­ки, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Это важно

Учитывая особенности производства (например, работа с вредными веществами) или при капитальном ремонте в офисе и др. работодатель может принять решение о предоставлении отпуска сразу целому отделу или всей организации.

Если сотрудник работает в одной и той же организации сразу по двум штатным должностям (внутреннее совместитель­ство), то ему в обязательном порядке предоставляется отпуск по ним обеим. Аналогичная ситуация и при внешнем совместитель­стве. В любом случае ежегодный отпуск должен предоставляться совместителям одновременно с отпуском по основному ме­сту работы.

При соглашении сторон ежегодный от­пуск может быть разделен на части, одна из которых должна быть не менее 14 кален­дарных дней. Оставшаяся часть отпуска при достижении согласия между работода­телем и сотрудником может предоставляться в любом размере (например, пять кален­дарных дней). При этом продление такого отпуска по решению работодателя не до­пускается. Например, если работник взял отпуск с понедельника по пятницу, руко­водство не вправе увеличить его на сле­дующие два дня (субботу и воскресенье), «отъев» таким образом остающиеся дни отпуска.

В порядке очереди

Работодатель обязан составить за две неде­ли до окончания календарного года график отпусков. В нем определяется очередность ухода сотрудников в отпуск, его продол­жительность и месяц.

Прежде чем начать составление графика, не помешает издать приказ о его разработ­ке. Это не является обязательным, но помо­гает дисциплинировать персонал и ответ­ственно подходить к разработке данного документа.

Далее составляется сам график по форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Его подписывает начальник кадровой службы (или лицо, уполномоченное на это) и утверждает руководитель организации (его замести­тель) с учетом мотивированного мнения вы­борного профсоюзного органа (при его на­личии) об очередности предоставления от­пусков.

В письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6 указано, что график отпусков от­носится к локальным нормативным актам. Следовательно, работники должны быть с ним ознакомлены под роспись. Это мож­но сделать с помощью листа ознакомления либо дополнив форму № Т-7 соответствую­щей графой. Например, прописать:

«Для ознакомления сотрудников с графиком отпусков дополнить форму № Т-7 графой 11 “С гра­фиком ознакомлен. Подпись. Дата“».

Однако для изменения формы работода­тель, согласно постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, должен из­дать соответствующий приказ.

Сотрудник должен быть уведомлен о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его предо­ставления. Данное извещение составляет­ся в произвольной форме. Например, мо­жет использоваться следующая формули­ровка: «Уведомляем, что, согласно графику отпусков на 2013 год, вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с 3 июня 2013 года на 14 календарных дней».

В процессе работы нередко совершаются ошибки или опечатки. Так и в графике от­пусков можно неверно указать дату, период отпуска и т. д. При обнаружении ошибки следует руководствоваться положениями Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, так как график относится к пер­вичным учетным документам. Исправление должно содержать дату его внесения, а так­же ФИО и подписи сотрудников, которые составили документ.

Если при проверке обнаружится отсут­ствие графика отпусков, то в отношении организации могут быть применены санк­ции: штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Основанием для предоставления отпуска является утвержденный график отпусков, поэтому заявление на отпуск от работника не требуется.

Другое дело, если работник уходит в от­пуск в первый раз или не по графику. В этом случае придется заручиться заявлением от работника. Оно составляется в произвольной форме. Например, сотруд­ник может привести следующую формули­ровку: «Прошу предоставить мне ежегод­ный оплачиваемый отпуск с 3 июня 2013 года по 16 июня 2013 года (14 календарных дней)».

В остальных случаях достаточно офор­мить приказ (распоряжение) о предоставле­нии отпуска по формам № Т-6 или № Т-6а (если речь идет о нескольких сотрудниках одновременно), утвержденным постановле­нием Госкомстата Росси и о т 5 января 20 04 г. № 1. Данный документ составляется кадро­виком или иным уполномоченным лицом, подписывается руководителем организа­ции (его заместителем), объявляется работ­нику под роспись.

На основании приказа делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и про­изводится расчет отпускных по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Отпуск сотрудника в табеле учета рабо­чего времени отражается кодом «ОТ» или «09», а при дополнительном – «ОД».

Учитывая особенности производства (на­пример, работа с вредными веществами) или при капитальном ремонте в офисе и др. работодатель может принять решение о предоставлении отпуска сразу целому от­делу или всей организации. Данное право закреплено в правилах об очередных и до­полнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).

Отдых вне графика

Сотрудник имеет право написать заявле­ние на отпуск на даты, которые отличаются от сведений, указанных в графике отпу­сков. В данном случае работодатель не может отказать работнику, если он отно­сится к категории тех, кто имеет право на отпуск в любое удобное время. В осталь­ных случаях руководитель может отказать в отдыхе не по графику.

При получении от сотрудника подобного заявления его нужно зарегистрировать и проставить на нем номер. Далее заявление рассматривается работодателем. Если дано добро на предоставление отпуска, в графи­ке должны быть зафиксированы фактиче­ские даты отпуска, а также указаны рекви­зиты документов, на основании которых отдых предоставлен не по графику.

Продление и перенесение

При наличии обстоятельств, которые пре­пятствуют работнику уйти на «каникулы», отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок. Например, перенести отпуск нужно в случае временной нетрудоспособ­ности работника, исполнении им во время отпуска государственных обязанностей (если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы) и в ситуациях, когда перенос предусмотрен локальным нормативным актом (например, коллективным договором).

Также перенос отпуска осуществляется, если сотруднику своевременно не были вы­плачены отпускные; работник не был пред­упрежден об уходе в отпуск менее чем за две недели до его начала; предоставление отпу­ска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы ор­ганизации.

Если отпуск продлевается, то это проис­ходит автоматически на соответствующее число дней. Работник обязан сообщить ра­ботодателю о продлении отдыха. Не требу­ется оформлять приказ о переносе отпуска, так же как и заявление от работника. Это связано с тем, что срок продлевается авто­матически на соответствующее количество дней. В табеле учета рабочего времени фик­сируются даты временной нетрудоспособ­ности (код «Б» или «19»), а также вносятся изменения в личную карточку.

Сроки переноса отпуска законодатель­ством не определены, но он должен быть ис­пользован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который отпуск был предоставлен. Конкретная дата ухода в отпуск согласуется между организа­цией и сотрудником.

Сотрудник должен написать заявление о переносе отпуска. В данном заявлении нужно указать причины переноса, количество дней, даты начала и окончания от­пуска.

Если отдых мог быть продлен, но работ­ник захотел его перенести, то к заявлению прикладываются документы, на основании которых отпуск должен быть перенесен (на­пример, листок нетрудоспособности).

Трудовым законодательством не преду­смотрена возможность продления или пере­носа отпуска в связи с переносом выходных дней. Также если на период отпуска выпада­ют нерабочие праздничные дни, то это не рассматривается как основание для продле­ния отдыха работника. Данные дни не увели­чивают общую продолжительность отпуска, однако сдвигается дата окончания отдыха.

Например, был предоставлен отпуск с 25 февраля по 10 марта 2013 года (14 ка­лендарных дней). На период отпуска выпал нерабочий праздничный день (8 марта). Он не включается в дни отпуска, поэтому на работу сотрудник выходит 12 марта, то есть фактически он отдыхал 15 дней. Од­нако продолжительность отпуска при этом не меняется и отпускные выплачиваются только за 14 дней.

Е.Г. Чекмарев, эксперт по правовым вопросам

Что надо знать про ежегодный оплачиваемый отпуск, порядок его предоставления, чтобы не было проблем с работниками и проверяющими.

Из статьи вы узнаете:

Когда возникает право работника на отпуск

За первый год работы. По закону, чтобы взять отпуск на работе за первый рабочий год, сотруднику надо непрерывно отработать в компании как минимум шесть месяцев. Но по соглашению с работодателем он может взять его и раньше (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Но из этого правила есть исключение.

Отдельные категории сотрудников вправе потребовать предоставить им очередной трудовой отпуск до того, как отработают шесть месяцев. Если они написали заявление, время отдыха им надо предоставить. Кто относится к льготникам, смотрите в таблице ниже.

Скачайте документы по теме:

За последующие рабочие годы . За второй и последующие годы сотрудник вправе отдыхать в те даты, которые указаны в графике (ч. 4 ст. 122 ТК РФ). Для льготников порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков за последующие рабочие годы другой. Как и в первый рабочий год, в последующие они могут отдыхать вне графика.

Какой продолжительности ежегодный отпуск сотрудников

По закону ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Больше дней положено сотрудникам до 18 лет — 31 день (ст. 267 ТК РФ). На большее время ежегодного отдыха имеют право педагоги (ст. 335 ТК РФ) и другие льготники по федеральным законам.

Сколько дней очередного трудового отпуска положено сотруднику

28 календарных дней отпуска работнику положено за каждый рабочий год (ст. 122 ТК РФ). Как правило, рабочий год не совпадает с календарным. Первый рабочий год начинается в день трудоустройства в компанию.

Например, сотрудник принят на работу 1 декабря 2016 года, его первый рабочий год — с 1 декабря 2016 года по 30 ноября 2017 года.

Как документально оформить предоставление отпуска работнику

Какими документами оформить ежегодное время отдыха, зависит от того, по графику сотрудник будет отдыхать или вне графика. Порядок предоставления отпуска работнику смотрите на схеме ниже.

График отпусков. Очередность предоставления работнику вы смотрите в графике. Компания составляет график ежегодно и утверждает не позднее, чем за две недели до начала года, на который его принимает. График оформляют на бланке № Т-7 или по форме, которую компания разработала самостоятельно.

Как заполнить сведения об отпуске работника в личной карточке

В личную карточку впишите сведения о ежегодном оплачиваемом отпуске. Порядок его предоставления предусматривает, что вы внесете в карточку:

• вид отпуска работника;
• период работы, за который предоставляете;
• количество дней;
• даты начала и окончания;
• реквизиты приказа о предоставление отпуска.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Можно ли перенести очередной трудовой отпуск

Инициатором переноса ежегодного отдыха может быть как сотрудник, так и работодатель. Если перенести хочет работник, новую дату начала ему надо согласовать с работодателем. Но согласовывать перенос надо не всегда. Если во время отпуска работник болел, работодатель обязан перенести его по закону.

Во всех случаях, когда инициатор переноса отпуска работник, ему надо написать заявление на имя директора. В заявлении указать с какой даты, на какую он просит перенести период отдыха и причину переноса. Если причиной переноса был больничный, приложить к заявлению копию листка нетрудоспособности.

Учтите, что нельзя перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, порядок его предоставления это запрещает, во-первых, сотрудникам в возрасте до 18 лет. Во-вторых, работникам с вредными или опасными условиями труда. Они должны его отгулять в том рабочем году, в котором заработали. Это следует из части 4 статьи 124 Трудового кодекса.

Проверьте себя

1. Возможно ли предоставление работнику неоплачиваемого отпуска без его заявления с указанием причины и срока:

• a. Да, возможно;
• b. Да, но только в случае, если такой отпуск оформляется соглашением;
• c. Нет, этого делать нельзя.

2. Как работодателю необходимо напоминать работнику о предстоящем запланированном отпуске:

• a. Уведомлением унифицированной формы не позднее, чем за три недели до его начала;
• b. Уведомлением в свободной форме не позднее, чем за две недели до его начала;
• c. Приказом под роспись работника не позднее, чем за две недели.

3. Сколько дней ежегодного дополнительного отпуска положено сотрудникам, которые работают в условиях ненормированного рабочего дня:

• a. Не менее четырех рабочих дней;
• b. Не менее 7 календарных дней;
• c. Не менее трех календарных дней;

4. В каких случаях работодатель обязан предоставить сотруднику неоплачиваемый отпуск:

• a. Работникам в случае регистрации брака близких родственников - до пяти дней;
• b. Работающим инвалидам до 60 календарных дней в году;
• c. Работникам в случае усыновления/удочерения ребенка - до трех дней.

5. Периоды неоплачиваемых отпусков включаются в отпускной стаж для определения права на ежегодный оплачиваемый в случае, если:

• a. Их общая продолжительность не превышает 14 дней в течение рабочего года;
• b. Их общая продолжительность превышает 14 дней в течение рабочего года;
• c. Всегда включаются.

При уходе работников в отпуск важно не только своевременно выплатить им отпускные, но и оформить необходимые документы. Расскажем в нашей консультации о том, как правильно оформить отпуск.

Определяемся с отпуском

Чтобы определиться с тем, как оформить отпуск, необходимо вспомнить, какие виды отпусков предусмотрены действующим трудовым законодательством. Можно выделить :

• ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ) (основной и дополнительный);
• отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
• отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ);
• учебный отпуск (ст. 173-ст.177 ТК РФ).

Даже если изначально запланированный отпуск был перенесен на другое время, информация о переносе отражается в графике отпусков. А значит, можно обойтись без заявления работника на отпуск.

Возможна ситуация, когда отпуск работника не отражен в графике отпусков. Например, в случае, если работник устроился к работодателю в текущем году и дополнения в график отпусков не вносились. Тогда работник должен предоставить работодателю заявление на согласованное с ним время отпуска. Сделать это нужно не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска, ведь это минимальный срок, за который работник должен успеть получить свои отпускные (ст. 136 ТК РФ). Если этот срок будет пропущен, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В заявлении на отпуск без сохранения заработной платы работник указывает причину отпуска и срок, на который просит этот отпуск предоставить. Если дать отпуск за свой счет работодатель обязан, причину в заявлении нужно конкретизировать и при необходимости подтвердить документально. В остальных случаях причину отпуска можно не уточнять, указав «по семейным обстоятельствам».

Чтобы работница могла получить отпуск по беременности и родам, она предоставляет работодателю соответствующий