Любая организация постоянно получает корреспонденцию, работа с которой входит в должностные обязанности секретаря. От того, насколько правильно и быстро сотрудник секретариата умеет обрабатывать входящую корреспонденцию зависит скорость принятия решений по некоторым документом, успешность заключения различных сделок, а также и репутация самой компании. Именно поэтому сегодняшняя статья будет о разновидностях деловой корреспонденции.

Из статьи вы узнаете:

В любой компании обработка входящих документов входит в должностные обязанности секретаря. При этом речь идет не только о бумажной корреспонденции, но и об электронных письмах. Поэтому очень важно уметь разбираться во всех тонкостях работы с корреспонденцией, а также уметь различать ее по важности. Давайте рассмотрим данный вопрос более подробно.

Скачайте документы по теме:

Что подразумевает деловая корреспонденция

Как правило, к деловой корреспонденции относятся все письма, поступившие на адрес компании. Это может быть как электронный адрес, так и обычный почтовый. Главной задачей секретаря в работе с входящей корреспонденцией является необходимость уметь правильно рассортировать корреспонденцию, исходя из важности информации. К примеру, ко входящей корреспонденции относятся как письма от контролирующих органов, так и новости от ваших партнеров о скидках и специальных предложениях. Не исключено, что второе письмо в определенных случаях будет содержать более интересную информацию и даже определенную выгоду, однако, именно письмо из контролирующих органов будет более приоритетным. Оно может содержать информацию об изменении в сроках предоставления отчетной документации, что является, по сути своей, очень важной информацией, пусть и не примечательной на первый взгляд. Из этого вытекает необходимость уметь разбираться в видах деловой корреспонденции.

Поступающие письма можно классифицировать по содержанию:

• письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие каких-либо действий или принятия решений;
• письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
• справочно-информационные письма.

На данный момент существует три возможных способов получения деловых писем: посредством почты, электронным способом и курьерской доставкой. Понятно, что в данном случае самыми важными будут считаться письма, доставленные с помощью курьера. Такую корреспонденцию необходимо незамедлительно регистрировать и передавать руководителю организации, либо сотруднику, который уполномочен в данном вопросе.

Письма, полученные стандартной почтовой доставкой, также могут содержать очень важную информацию, поэтому их также необходимо регистрировать в день принятия. Как правило, данным способом доставляются документы, отправленные контролирующими органами. Спам в таких письмах встречается довольно редко, за исключением листовок и буклетов рекламного содержания.

Правила работы с деловой корреспонденцией

Основным правилом в работе с корреспонденцией является необходимость обработки ее в день поступления. Данное нехитрое правило позволит вам оперативно обрабатывать поступающие документы, вовремя их регистрировать и передавать по назначению и не допустит пропажи важных деловых бумаг.

Кроме того, если ежедневно осуществлять работу с корреспонденцией по графику и в определенное время, то это позволит правильно организовать рабочий процесс. К примеру, если вы будете осуществлять обработку деловых писем до обеденного перерыва, то после можно заняться передачей писем по назначению и их согласованием. Таким образом, сотрудники компании, получившие документы на согласования уже будут знать, в какое время им ждать документы.

Следующее немаловажное правило заключается в обязательной регистрации деловой корреспонденции, содержащей важную информацию. После того, как вы отберете важные письма, их следует зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции или с помощью РКК (регистрационно-контрольная карточка). Более того, на данный момент существуют различные электронные приложения, используемые для регистрации входящей корреспонденции.

Корреспонденция

Уже в 18 веке понятие "корреспонденция" было хорошо известно российским журналистам, но лишь век спустя его стали связывать с определенным жанром. В первую очередь в ней выделили отнюдь не сообщение, не свернутый пересказ происходящего. Основной целью корреспонденции становится истолкование, выяснение причин события, определение его значимости, ценности, прогнозирование развития и так далее. Поэтому этот жанр относят к аналитическим.

Тем не менее, исследователи выделяют два вида корреспонденции.

В информационной корреспонденции автор подробно рассказывает о происходящих процессах, стремясь сгруппировать факты, объединить их общей темой. Ее задача - привлечь внимание к событию и показать тенденции его развития. Разумеется, что и в информационной корреспонденции присутствует анализ происходящих событий, но гораздо в меньшем количестве, чем в аналитической корреспонденции, которая теоретиками журналистики выделяется как второй вид.

Здесь автор уже не столько привлекает внимание к событию, сколько определяет его место в череде других событий. ^ Аналитическая корреспонденция, отталкиваясь от заданной темы, представляет анализ ситуации, выявляет причинно-следственную взаимосвязь событий, фактов. Журналист как настоящий исследователь изучает процессы, происходящие в обществе, на конкретных примерах отдельно взятых фрагментов жизни. Такими корреспонденциями как бы идет накопление фактов, которые можно будет обобщить, систематизировать и вывести общие закономерности для всего общества.

Но и тот, и другой виды корреспонденции имеют общее - глубокое содержание, яркая подача материала, четкие выводы. Мысль в корреспонденции движется от реальных фактов и представляет собой их анализ. Да и предметом отображения в обоих видах корреспонденции являются как ситуации и процессы, так и информационные явления.

Одним словом, основным для корреспонденции является разработка на конкретном материале актуальной темы в сравнительно нешироком масштабе. И все в ней зависит от характера ситуации. Центральным предметом корреспонденции является один значительный факт, все остальные детали, примеры, суждения служат вспомогательным материалом для его всестороннего освещения.

^ Корреспонденция имеет ряд специфических признаков.

Во-первых, авторы корреспонденции делают выводы и обобщения локального характера, то есть не распространяющегося за пределы анализируемого явления, события, факта. Изучая проблемную ситуацию, сложившуюся в отдельном коллективе, автор с места события сообщает о произошедшем и пытается сделать предварительные выводы на основе проведенного им анализа.

Во-вторых , факты в корреспонденции лишь подсказывают наиболее важные, первоочередные проблемы, главное же для автора - анализ сложившейся ситуации. Это значит, что журналист, опираясь на конкретные события, не ставит своей целью более или менее подробно пересказать их. Объясняя их, он стремится установить связь между явлениями и общим законом, которым они все без исключения подчиняются.

Поэтому, выясняя причину какого-либо явления, автор корреспонденции нацеливается на тщательную проверку полученных данных, на уточнение внутренней связи между исследуемыми фактами, что, в конечном итоге, поможет ему избежать ошибок в логике построения причинно-следственных связей.

Конечно, журналист использует далеко не все, выявленные им факты. Он отбирает те, которые помогут ему выработать ясную концепцию темы. Ведь чтобы правильно проанализировать ситуацию, ему необходимо проделать ряд операций.

Во-первых , установить, что она собой представляет, зафиксировать это представление в тексте. Во-вторых , выявить основную общественную задачу, возникшую в данной ситуации, и дополнительные задачи. В-третьих , выяснить основные причины возникновения данной ситуации и соответствующих задач, соотносящихся с ней. В-четвертых , сформулировать главную проблему, с которой связано решение основной задачи. В-пятых, сформулировать основные предпосылки решения главной проблемы, связанной с данной ситуацией, наметив пути создания этих предпосылок. И в-шестых, выяснить роль интересов основных участников ситуации в создании данных предпосылок благоприятного развития ситуации и решения проблемы.

Любой аналитический текст состоит из факта и комментария. Факт - это сообщение о предмете интереса автора выступления: отдельное событие, явление, феномен, процесс или ситуация. Комментарий - оценка предмета отображения, его причинно-следственный анализ, прогноз развития или программа действий, которую, по мнению автора, следует осуществить.

Корреспонденция представляет собой, как правило, логико-эмоциональный монолог автора. Но в последнее время стали возникать и такие формы, как корреспонденция-интервью, сочетающие в себе признаки информационных жанров. Или, скажем, в иных случаях требуется разработка темы через призму морали. И тут журналист прибегает к элементам художественно-публицистического творчества, включая в корреспонденцию признаки очерка или фельетона.

Но в любом случае, при создании материалов жанра корреспонденция журналист использует нейтральные устойчивые словосочетания, иностранные заимствования, однородные эпитеты, синонимические ряды, идиоматические обороты, метафоры и риторические вопросы. И, само собой разумеется, журналист охотно пользуется научными терминами, тем самым поднимая статус своего выступления до научно-публицистического.

Корреспонденция, как мы уже выяснили, имеет свою "архитектуру": вначале - повествование о центральном событии, затем - анализ и комментарий, позволяющие убедить читателя в правоте автора материала, и наконец - описание последствий центрального события. Конечно, часто бывает и так, что сообщение о факте рассредоточено по тексту, причем фактологические отрывки перемежаются с комментирующими. Здесь все зависит от замысла журналиста.

Если журналист уподобляет себя ученому, то структура текста возникает непроизвольно, как итог объективного описания хода познания действительности. Он последовательно группирует данные по каким-либо признакам, не обращая внимание на хронологию. Или ищет устойчивые совокупные признаки свойств исследуемых журналистом актуальных ситуаций, явлений, событий, феноменов, чтобы типизировать полученные им данные.

Но журналист может выстроить текст с учетом адекватного восприятия читателем его исследовательских находок. Он ставит перед собой задачу не описать, а объяснить. И тогда корреспонденция может быть выстроена по законам, более присущим художественно-публицистическим жанрам.

Все это сказывается и на объеме материала. Таким образом, корреспонденция может занять от ста - ста двадцати строк до целой газетной полосы.

Признаками мастерства журналиста здесь становятся умение отбирать факты, отделять главное от второстепенного, умение анализировать факты и явления повседневной жизни, обобщать их, делать выводы и предлагать свое решение проблемы.

Деловая переписка, осуществляемая в процессе деятельности организации, имеет различные виды. Рассмотрим некоторые, наиболее распространенные формы документов, образующих деловую переписку.

Служебные записки. Это один из самых распространенных видов внутренней деловой корреспонденции организации.

Служебная записка – это внутренний документ организации, предназначенный для извещения должностных лиц (или подразделений) о фактах, выводах или предложениях составителя.

Чаще всего служебные записки касаются повседневной деятельности организации. Их основное назначение состоит в обеспечении оперативного обмена информацией между должностными лицами (или подразделениями) одной и той же компании. Кроме того, служебная записка является свидетельством принятых должностными лицами мер, проведенной работы, поэтому служебные записки хранятся в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в организации.

Служебная записка – это обобщенное название внутреннего делового послания. Поскольку служебные записки составляются по разным поводам, то в некоторых случаях могут иметь и другие названия. Различают несколько видов деловых посланий, каждый из которых также, по сути, является служебной запиской:

• – докладная записка;
• – объяснительная записка;
• – информационная записка;
• – аналитическая записка;
• – информационно-статистическая записка;
• – записка о состоянии дел за период времени;
• – пояснительная записка.

В докладной записке кратко освещаются конкретные вопросы. Приводимые факты дополняются лаконичным анализом их содержания. Могут содержаться предложения по решению заявленной в записке проблемы.

Объяснительная записка составляется для описания сложившейся ситуации или интерпретации конкретных фактов с точки зрения автора. Как правило, имеет характер оправдания за допущенные нарушения или невыполнение своих служебных обязанностей.

Информационная записка служит для оперативного информирования по разным вопросам повседневной деятельности. Часто составляется в процессе подготовки и сбора информации для других документов. Например, для подготовки отчета, обобщенной справки.

Аналитическая записка включает подробный анализ ситуации, излагаемые факты комментируются, увязываются между собой и с ранее поступившей информацией. Может содержать прогноз развития ситуации. Одним из вариантов аналитической записки является обзорная записка. Она отличается от аналитической, тем, что в ней рассматривается несколько взаимосвязанных проблем. Часто к обзорным запискам прилагаются справки, содержащие детализированную информацию.

Информационно-статистическая записка содержит в основном цифровые данные в форме таблиц, графиков, диаграмм и т.д. В служебных записках такого вида нет анализа приведенных в них данных.

В отличие от других видов служебных записок пояснительная записка является не самостоятельным документом, а частью другого, обычно достаточно информационно-емкого документа. Фактически она играет роль сопроводительного письма, в котором обоснована необходимость создания этого документа и сжатые пояснения к его содержанию. Пояснительные записки часто сопровождают техническую документацию, статистические справки.

Служебные записки могут составляться в инициативном порядке, во исполнение требований руководства, а также в ответ на поступившие ранее документы.

Не менее распространенным видом деловой корреспонденции, чем служебные записки, являются приказы руководителя. Их можно отнести к деловым посланиям, так как главная их цель – довести до подчиненных информацию о решении руководителя по определенному вопросу. В отличие от служебных записок, которые служат для передачи информации по горизонтали (другим сотрудникам или подразделениям) и по вертикали служебной иерархии (руководителю), приказы содержат информацию, подготовленную для перемещения вниз по иерархической лестнице, т.е. от руководителя к подчиненным.

Приказ – это документированное управленческое решение руководителя организации нормативного характера, регламентирующее действия его подчиненных по какому- либо вопросу.

Еще один вид документа, служащий для передачи информации сверху-вниз по иерархии управления – распоряжение.

Распоряжение – это документированное управленческое решение, издаваемое обычно от имени руководителя организации его заместителем (помощником) и регламентирующим действия работников по какому-либо отдельному вопросу повседневной деятельности.

При подготовке приказов и распоряжений следует соблюдать требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению этих документов, предусмотренные Методическими рекомендациями Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России .

Подготовленные приказы издаются, подписываются руководителем, регистрируются в установленном порядке и распространяются внутри организации.

В случае необходимости быстрой передачи важной информации используется телефонограмма. Кроме того, таким путем может быть отправлена не только информация в виде сообщения, но и относительно небольшой официальный документ.

Телефонограмма – это краткое речевое сообщение, переданное (принятое) по телефону под запись.

Телефонограмма тщательно записывается принимающим информацию лицом, поэтому она может быть отнесена к письменной коммуникации. При этом передающий информацию фиксирует в специальном журнале должностное лицо, получающее информацию и, таким образом, возлагает на него ответственность за дальнейшую ее передачу и использование. Принимающей стороне при получении телефонограммы кроме ее текста важно записать:

• – сведения о лице, производившем передачу документа (наименование его должности, ФИО);
• – дату и время фактической передачи документа.

Преимущество использования этого вида делового послания состоит в сочетании скорости установления связи с получателем и возможности убедиться, что информация получена. Документ, переданный в виде телефонограммы, имеет юридическую силу. В особо важных случаях отправитель может затребовать у получателя подтверждение информации в виде телеграммы или письма.

Все перечисленные выше виды деловых посланий используются внутри организации. Далее рассмотрим виды деловой корреспонденции внешней деловой переписки.

Письмо – обобщенное название официально-деловой корреспонденции, создаваемой по широкому кругу вопросов и предназначенной для передачи документированной информации от автора (разработчика) документа к его получателю (адресату).

Деловые письма необходимы для установления контактов с другими организациями и обмена информацией по рабочим вопросам.

В практике деятельности организаций используется большое количество разнообразных форм официальных писем (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Основные виды деловых писем

Существует условное деление деловых писем на деловую и коммерческую корреспонденцию. Переписку, которая сопровождает экономическую, правовую, финансовую и другие виды деятельности в ходе работы организации, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, которые составляются при заключении коммерческих сделок, решении вопросов сбыта продукции, снабжения организации необходимым сырьем и материалами, относят к коммерческой корреспонденции.

Кроме обычных деловых писем, направленных одному или нескольким адресатам, существуют, так называемые, циркулярные письма. Циркулярные письма предназначены для множества адресатов. Например, вышестоящая организация рассылает информацию или распоряжение своим подчиненным подразделениям.

Можно выделить инициативные письма и письма-ответы. Инициативные письма пишутся для того, чтобы установить контакты, получить или сообщить необходимую информацию партнерам по бизнесу или другим организациям (финансовым, налоговым органам, органам власти и др.). Инициатором написания письма является организация – отправитель письма.

Письма-ответы в некоторых случаях являются обязательными с точки зрения существа дела. В других случаях они должны быть написаны и отправлены из соображений вежливости. Так, требуют ответа: письмо-запрос, письмо-предложение (за исключением рекламной рассылки, не являющейся официальным письмом в строгом смысле этого слова), письмо-претензия, письмо-рекламация, письмо-обращение, письмо-просьба, письмо-приглашение. Кроме того, проявлением вежливости является ответ на письмо-поздравление.

Не требуют ответа письма, которые констатируют уже свершившийся факт, содержат новую информацию, письма, которые выполняют роль сопровождения и не несут самостоятельной смысловой нагрузки. К письмам, не требующим ответа, относятся: письмо-уведомление, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-подтверждение, письмо-заявка, письмо-извещение, рекомендательное письмо, гарантийное письмо, сопроводительное письмо, письмо-благодарность.

По форме отправления можно выделить:

• – традиционное почтовое сообщение;
• – электронная деловая корреспонденция;
• – отправления с использованием факсимильной связи.

В настоящее время все большую долю в деловой переписке занимают электронные письма. Это связано с высокой скоростью передачи, надежностью доставки корреспонденции, относительно низкой стоимостью услуг.

Электронное письмо – документ, переданный и принятый по каналам информационной сети, соединяющий между собой компьютеры участников электронной переписки.

Электронная переписка имеет определенные особенности и предполагает соблюдение некоторых правил. Подробнее принципы электронной переписки будут рассмотрены в параграфе 7.5.

• Унификация текстов управленческих документов: Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 1998.

Деловое общение. Курс лекций Мунин Александр Николаевич

Виды деловой корреспонденции

Виды деловой корреспонденции

Специалисты по переписке делят письма на шесть видов:

1) торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

2) ответные письма с благодарностью;

3) поздравления;

4) извинения;

5) требования и запросы;

6) соболезнования.

Эти шесть видов писем, в свою очередь, делят на две категории:

формальные,

неформальные.

Служебные записки тоже делятся на виды:

распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

благодарности и поздравления;

напоминания, просьбы о проведении мероприятия.

В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как

добросердечный,

отзывчивый,

изумительный,

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту?

Каковы его основные заботы?

Какие сомнения его тревожат?

Каковы его финансовые соображения?

Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?

Какие у него цели?

И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание – интерес – просьба – действие.

Надо только помнить, что формулируя просьбу, необходимо предоставить адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

В деловом письме не должно быть личных отклонений, пишите то, что хочет знать ваш корреспондент или что вы хотите сообщить. Новую мысль, которую вы хотите выделить, начинайте с абзаца, располагая абзацы в логическом порядке.

Первая и последняя фразы делового письма имеют весьма важное значение. Первое предложение должно быть, как заголовок рекламы. В ней должен содержаться предмет или причина, по которому вы пишете письмо, чем сразу же вы привлекаете внимание или вызываете интерес у своего корреспондента.

Заключительная фраза письма должна оставить читателя с полным пониманием проблемы, вызвать у него быструю ответную реакцию. Обычно каждое правильно оформленное деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из шести элементов:

1) дата – число, месяц, год;

2) внутренний адрес – имя и адрес лица, которому адресуется письмо;

3) вступительное обращение – вежливое приветствие;

4) текст письма – изложение сути вопроса;

5) заключительная форма вежливости – вежливое «до свидания»;

6) подпись.

Следует подчеркнуть некоторые отличительные особенности каждого из этих элементов. Дата указывается на отведенном ей месте на бланке справа.

В письмах ничего не следует писать в сокращенной форме, даже если сокращение не вызывает затруднения для понимания. Письмо без сокращений имеет более достойный вид.

Внутренний адрес должен быть точно таким же, как и на конверте. И пишется он от начала поля слева.

Расстояние между датой и содержанием письма зависит от длины письма. Письмо может адресоваться лицу с указанием должности.

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через два интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится (,) или (:).

Текст письма располагается ниже вступительного обращения через два интервала, и первое предложение начинается с небольшим отступом от правого поля.

Заключительная формула вежливости располагается через два интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху.

Все деловые письма должны подписываться от руки, ручкой, тем лицом, которое пишет письмо; можно также пользоваться личной именной печатью. Подпись должна быть полной и всегда одинаковой. В большинстве деловых писем имя подписывающего письмо печатается на машинке ниже заключительной формулы вежливости, причем оставляется место для подписи.

Письма должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 6.38–96 и ISO.

Письма-поздравления. Поздравления составляют, пожалуй, самый приятный и радостный вид делового письма. Поздравления могут присылаться в преддверии праздника, в связи с открытием, удачной деятельностью, юбилеем. К ним могут прилагаться материальные вознаграждения. Обычно стиль письма-поздравления носит менее официальный характер, чем другие письма; в таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести теплоту и искренность. Приведем некоторые примеры подобных писем.

Письма-приглашения. Эти письма могут посылаться либо организациям, либо отдельным гражданам, либо инофирмам. Рассмотрим три примера: приглашение организации, приглашение индивидууму и ответ на приглашение.

Письма-приветствия. Существует раздел служебных писем, цель которых – приветствия клиентов. Среди всех приветствий наиболее важными являются те, которые связаны с продажей.

Для процветания торгового бизнеса крайне важно поддерживать отношения с постоянными покупателями. Письмо 1 – образец письма, которое посылается клиентам, сделавшим покупку или воспользовавшимися услугами фирмы. Постскриптум (P.S.) служит для того, чтобы подчеркнуть мысль, на которую, по мнению автора письма, его получатель должен обратить особое внимание.

Всегда очень трудно представить клиенту нового сотрудника. Письмо 2 – не очень удачное, так как в рекомендательном письме должно подтверждаться время встречи.

Рекомендательное письмо. Самый простой вариант рекомендательного письма – визитная карточка рекомендующего и на ней строчки, написанные от руки (в третьем лице):… рекомендует такого-то (фамилия рекомендуемого). Можно добавить слова «как отличного, добросовестного, инициативного > и тому подобные прилагательные.

б) характеристика рекомендуемого: базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики – все то, что позволяет автору письма предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включение в определенное направление работы без указания должности;

г) в заключение в письме излагается просьба встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, упомянутого в рекомендательном письме;

д) в конце письма – подходящая к ситуации «формула», в данном случае это признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.

Необходимо помнить, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:

Безупречный стиль;

Безупречное правописание;

Безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;

Безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);

Безупречное расположение текста: наличие широких полей, оформление «в край», т. е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание «в край» считается более официальным;

Страницы нумеруются, начиная со второй;

Письмо должно быть достаточно коротким – так оно легче воспринимается.

Деловой Взгляд Ведя деловые переговоры, представьте, что на лбу вашего собеседника находится треугольник. Направив свой взгляд на этот треугольник, вы создаете серьезную атмосферу, и другой человек чувствует, что вы настроены по - деловому. При условии, что ваш взгляд не

Деловой этикет В профессиональной или деловой сфере так же, как и в обычной жизни, существуют правила хорошего тона.Если ты хочешь найти для себя достойное «место под солнцем», то знать деловой этикет просто необходимо.Прежде чем строить отношения с коллегами по работе