Пытаясь разобраться в вашей жизни, вы столкнулись с проблемой. А может, вы просто хотите упорядочить ваш день. И это всего лишь пара примеров, когда вам нужен план. На самом деле причин может быть бесконечное множество. На первый взгляд, составление плана может показаться очень сложной задачей. Но немного трудолюбия, небольшое количество творчества, и вы сможете составить хороший план для достижения своих целей.

Метод первый. Создайте план на день

1. Сядьте с листом бумаги

Это может быть блокнот, тетрадь или . Выберите то, что удобно вам. Составьте список того, что вам нужно выполнить за день. Включите в список каждую встречу и договорённости, которые у вас есть. Какие у вас цели на день? Желаете вы заняться спортом, или же, наоборот, это день релаксации? Какие задачи вам нужно абсолютно точно закончить?

2. Составьте себе расписание

Во сколько вы должны покончить с вашим первым заданием или проектом? Запишите каждую мелочь, начиная с той, которую нужно выполнить сначала, затем следующую и так напишите на целый день. Убедитесь, что вы ничего не забыли. Конечно же, каждый день разный, и поэтому каждый день план будет другим. Базовый план может выглядеть, например, так:

• 09:00– 10:00 - добраться до офиса, проверить почту, ответить на письма.
• 10:00– 11:30 - встреча с Максом и Катей.
• 11:30– 12:30 - проект № 1.
• 12:30– 13:15 - обед (здоровая пища!).
• 13:15– 14:30 - анализ проекта № 1, встретиться с Сергеем и обсудить проект № 1.
• 14:30– 16:00 - проект № 2.
• 16:00– 17:00 - начать проект № 3, подготовить вещи на завтра.
• 17:00– 18:30 - уйти из офиса, зайти в спортзал.
• 18:30– 19:00 - зайти за продуктами.
• 19:00– 20:30 - приготовить ужин, отдых.
• 20:30– … - в кино с Машей.

3. Переориентируйте себя каждый час

Очень важно воспользоваться удобным моментом после определённого времени, чтобы проанализировать, насколько продуктивным вы были на протяжении этого времени. Сделали ли вы всё, что вам нужно было сделать? Затем дайте себе минутку для перезагрузки, закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующей задаче, которую вам нужно выполнить.

4. Проанализируйте ваш день

Когда вы покончите с большей частью вашего дня, найдите минутку, чтобы посмотреть, придерживаетесь ли вы вашего плана. Закончили ли вы всё, что было запланировано? Где вы сделали ошибку? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекает, и как вы можете бороться с отвлекающим вас фактором в будущем?

Метод второй. Создайте план на жизнь

1. Создайте общие цели, которые вы хотите достичь в вашей жизни

Как вы хотите развиваться? Чего вы хотите добиться в своей жизни? Думайте об этом, как о «списке жизни». Помните фильм «Достучаться до небес»? Вот именно это и есть список жизни. Это должны быть именно те цели, которые вы действительно хотите достичь, а не те, которые вы считаете нужными. Иногда бывает полезным разбить цели на категории для лучшей визуализации. Категории могут быть, например, такими:

• карьера;
• путешествия;
• семья/друзья;
• здоровье;
• финансы;
• знание;
• духовность.

Цели могут быть, например, такими:

• Написать и издать книгу.
• Побывать на каждом континенте.
• Создать семью.
• Похудеть на 10 килограмм.
• Накопить денег на образование моих детей.
• Закончить институт.
• Узнать больше о буддизме.

2. Создайте некоторые конкретные цели с определённой датой выполнения

Теперь, когда у вас есть общие цели, которые вы хотите достичь в своей жизни, пора создать некоторые определённые цели. И обязательно назначить дату выполнения цели. Пара примеров:

• Отправить книгу 30 изданиям до июня 2016 года.
• Отправиться в путешествие в Южную Америку в 2015 году, а в Азию - в 2016-м.
• Иметь вес 70 килограмм в январе 2015 года.

3. Оцените вашу реальность и где вы находитесь прямо сейчас

Будьте честны сами с собой и реально оцените вашу нынешнюю жизнь. С помощью целей, список которых вы составили, оцените точку, в которой вы находитесь прямо сейчас. Например, ваша цель - издать книгу, а конкретно - отправить её издателям в июне 2016 года. А сейчас у вас есть только половина рукописи, и вы не уверены, что вам нравится первая половина.

4. Определитесь с тем, как вы будете достигать своих целей

Какие шаги вы предпримете, чтобы быть в состоянии достичь своих целей? Определите шаги, которые вам нужно сделать, и запишите их. Например, для нашей книги с сегодняшнего дня и до ноября 2014 года нам нужно:

• повторно прочитать первую половину книги;
• закончить писать свою книгу;
• переработать аспекты книги, которые мне не нравятся;
• правка грамматики, пунктуации, орфографии и т. д.;
• дать почитать привередливым друзьям;
• найти издателей, которые рассмотрят мою книгу;
• отослать рукопись издателям.

5. Запишите шаги для достижения ваших целей

Вы можете сделать это в любом формате, который вам больше нравится, - написать от руки, на компьютере или нарисовать. Поздравляю! Вы только что создали свой жизненный план.

6. Пересматривайте свой план и корректируйте его

Как и всё в этом мире, ваша жизнь изменится, и ваши цели тоже могут измениться. То, что было важно для вас в 12 лет, может быть не так важно, когда вам 22 или 42 года. И это нормально - менять ваш жизненный план, потому что это показывает, что вы в курсе изменений, которые происходят в вашей жизни.

Метод третий. Решайте проблемы с помощью плана

Часть первая: определение проблемы

1. Осознайте проблему, с которой вы столкнулись

Иногда самой сложной частью создания плана является то, что вы не знаете, в чём проблема. Часто проблема, с которой мы столкнулись, создаёт ещё несколько проблем. Беда, как говорится, не приходит одна. То, что вам нужно сделать, - найти источник проблемы. И это именно то, с чем вам нужно разобраться.

Ваша мама не позволяет вам провести четыре недели у друга в горной хижине. Это проблема, но где же источник этой проблемы? Вы получили двойку по алгебре. И именно это является причиной, почему ваша мама не отпускает вас к другу на каникулы. И эта двойка - именно та проблема, которую вам нужно решить.

2. Определите, какого результата вы надеетесь добиться, решив вашу проблему

Какой цели вы надеетесь достичь, решая проблему? Сосредоточьтесь на достижении вашей цели. Остальное придёт само собой.

Вашей целью является улучшение вашей оценки по математике хотя бы до четвёрки. Параллельно с этим, улучшив свои познания в математике, вы надеетесь, что ваша мама отпустит вас к другу на каникулы.

3. Выясните, почему возникает эта проблема

Какие из ваших привычек поспособствовали возникновению проблемы? Выделите немного времени, чтобы проанализировать причины возникновения проблемы.

Ваша проблема состоит в том, что вы получили тройку по математике. Подумайте, что могло привести к этому: может, вы много разговаривали с другом на уроке. Или же не делали домашнее задание по вечерам из-за тренировок по футболу, например.

4. Рассмотрите внешние факторы, способствующие возникновению проблемы

Многие проблемы возникают из-за каких-либо ваших действий. Но не стоит забывать и о внешних факторах, работающих против вас. Рассмотрим пример. Вы получили по математике плохую оценку, которую необходимо исправить. Причиной тому может быть непонимание объяснений преподавателя по этой теме, а не то, что вы говорили с другом.

Часть вторая: найдите решение и создайте план

1. Найдите несколько возможных решений вашей проблемы

Вы можете просто записать все возможные варианты на клочке бумаги или воспользоваться одним из методов мозгового штурма. Таким, например, как ментальная карта. Какой бы способ вы ни выбрали, вы должны учесть обе возможности возникновения проблемы: ваша вина и факторы, не зависящие от вас.

Решение проблемы общения с другом на уроке:

• Сидите на уроках как можно дальше от ваших друзей.
• Объясните вашим друзьям, что вы не усваиваете информацию на уроке и получаете плохие оценки. Так что вам нужно сосредоточиться на уроке.
• Если вы сидите на закреплённом за вами месте, попросите учителя пересадить вас, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.

Решение проблемы невыполненного домашнего задания из-за тренировки по футболу:

• Сделайте часть домашнего задания во время обеда или во время перерыва. Так вам останется меньше работы на вечер.
• Придерживайтесь распорядка. После тренировки вы должны поужинать и сделать домашнее задание. Поощрите себя просмотром телевизора после того, как сделаете уроки.

Решение проблемы непонимания алгебры:

• Пусть вам поможет одноклассник, который может прояснить все непонятные для вас моменты.
• Попросите помощи у учителя. Объясните, что вы не понимаете материал и нуждаетесь в дополнительном объяснении.
• Займитесь математикой с репетитором.

2. Создайте план

Итак, вы провели мозговой штурм и поняли, в чём ваша проблема. Теперь выберите наиболее действенные, по вашему мнению, решения проблемы и запишите план для себя. Повесьте план где-нибудь, где он чаще всего будет попадаться вам на глаза. Ваш план улучшения вашего уровня по математике должен выглядеть так:

План по улучшению в течение четырёх недель

1. Сказать Кате, что на уроках я не могу с ней говорить. Если это не поможет, то пересесть от неё.
2. Каждые вторник и четверг делать уроки во время обеда. Так у меня останется меньше заданий, которые нужно сделать после тренировки.
3. Каждые понедельник и среду посещать факультатив по математике. Цель: через четыре недели улучшить свой уровень с тройки минимум до четвёрки.

3. Проанализируйте первую неделю

Сделали ли вы всё, что планировали? Добились ли вы успеха? Какие ошибки вы допустили? Сделав хороший анализ, вы сможете избежать ошибок в дальнейшем.

4. Не теряйте мотивацию

Придерживайтесь своего плана до тех пор, пока не достигнете цели. Не стоит останавливаться на полпути. Если один день вы не придерживались плана, проследите, чтобы это не повторилось снова. Если же вы видите, что этот план не работает, подумайте, что же с ним не так, и напишите новый план.

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни. Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Закон Паркинсона был сформулирован историком Сирилом Норткотом Паркинсоном статье, напечатанной в британском журнале «The Economist» в 1955 году.

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Принципы планирования

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

• стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
• стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
• тактическое планирование на месяц и на неделю,
• тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные и не срочные. В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.

Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот. Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место. Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.

Принцип Парето

Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата». С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов. Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным. Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха.

Следствие закона Парето: Обычно слишком сложно и утомительно разбираться в том, что происходит, а часто это и не нужно - необходимо лишь знать, работает ваша идея или нет, и изменять её так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию до тех пор, пока идея не перестанет работать.

Еще один принцип time-менеджмента основывается на физиологии человека и учете его биоритмов. В течение дня человеческий организм функционирует неравномерно, кривая биоритмов выглядит примерно следующим образом:

Планируя рабочий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса.

Четвертый принцип планирования может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку. План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями. Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.

Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.

10 правил планирования рабочего времени

На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.

• Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
• Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
• Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
• Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
• Правило регламента и правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником.

Вольтер: Время довольно длинно для того, кто им пользуется; кто трудится и кто мыслит, тот расширяет его пределы.

• Правило расстановки приоритетов. Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
• Правило учета времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.

• Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
• Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.

Методы планирования рабочего времени

Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.

Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные. Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами). Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».

Брайан Трейси: Наконец, такое наблюдение: если вам надлежит «съесть» живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее. Путь к достижению высокого уровня профессионализма и продуктивности труда лежит через приобретение устойчивой привычки решать самые важные задачи с самого утра, не тратя времени на другие проблемы. Вам необходимо научиться «съедать лягушку» первым делом, не пускаясь в предварительные, нередко праздные, рассуждения.

В добавление к этой методике еще один совет: чтобы послевкусие было еще приятнее, после лягушки можно «съесть дело-десерт»: сделать нечто приятное, любимое, приносящее удовольствие и радость на рабочем месте.

Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:

Видео о составлении карты на день

Бенджамин Франклин, автор известно афоризма «Время – деньги», отмечал и следующее: Богатство зависит главным образом от двух вещей: от трудолюбия и умеренности, иначе говоря - не теряй ни времени, ни денег и используй и то и другое наилучшим образом.

Современная форма составления планов на день – специальные программы для смартфонов и КПК (органайзеры), которые за основу берут календарь или возможности электронной таблицы, что позволяет отражать дату, время, указывать временные рамки каждого события, оставлять записи и комментарии, а также создавать не только тактические планы на день, но и видеть стратегическое движение к главной цели. Они мобильны, удобны и главное – эффективны в современных условиях жизни.

Примерные программы

Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.

Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».

Если потратить несколько минут, то будет ясно, какие дела можно объединить в блоки, какие дела слишком глобальны, но важны и несрочны (их, наоборот, разделить на «ровные ломтики»), какие дела можно считать «лягушками», какие станут приятным и вкусным «десертом». Можно изобразить их в виду схем или диаграмм, можно выкрасить в различные цвета.

– это то, чему многие из нас учатся по необходимости. Проблема в том, что если навык был приобретен по необходимости, то с ним приходят и плохие привычки. И хотя сам по себе навык очень полезен, мы не можем использовать его в полной мере. Потратьте время на чтение информации по планированию рабочего времени, и вы можете достичь отличных результатов.

Возможно, вы сможете похвастаться такими результатами:

• Избавление от привычки тянуть время и уклоняться от работы
• Более быстрая и легкая оценка своей работы и способностей
• Меньше беспокойства о срыве сроков
• Большая производительность труда
• Больше времени для отдыха и горящие туры

– это навык, который позволит вам выделить время на развитие. И каждому в этом поможет что-то свое. Лучше всего было бы попробовать самые разные подходы, пока вы не поймете, что ваше восприятие и отношение к работе изменились.

1. Делайте записи: записывайте все, что сможете. Заведите себе ежедневник или блокнот для записей, если у вас его еще нет. Лично я предпочитаю небольшой простой блокнот с белой бумагой, потому что он не ограничивает вас четкими графами и клеточками, как стандартный ежедневник.

Обычный список того, что надо сделать, будет полезен любому из нас, но мне больше всего нравятся «Три Списка Трех Методов». Ваша цель – стараться не создавать слишком длинные списки, которые сбивают с толку при первом же взгляде на них.

2. Используйте время, когда вы не работаете: используйте то время, когда вы гуляете, ведете машину, стоите под душем или делаете еще что-то «непродуктивное», для планирования. Подумайте о своих целях на сегодняшний или на следующий день. Какие цели будут самыми важными? Самое главное – верно расставить приоритеты.

3. Поощряйте себя: когда вы что-то заканчиваете, особенно, если это было чем-то важным, обязательно оставьте себе время на поощрение. Автор «Заводного апельсина» Энтони Берджес для завершения необходимых дел использовал «Метод мартини». Берджес ставил перед собой цель – 1000 слов в день. Когда он выполнял свою дневную норму, он мог расслабиться с мартини и устроить себе выходной. Возможно, для кого-то из вас мартини будет не самой лучшей наградой, но сам метод неплох.

4. Сосредоточьтесь на чем-то одном: человеческий мозг работает наиболее эффективно во время концентрации. Как мы увидели раньше, работа со многими заданиями одновременно представляет собой помеху для хорошей производительности. Сконцентрируйтесь на чем-то одном и доведите дело до конца. Следите, чтобы задания не перепутались между собой. Иногда выполнение сразу нескольких задач может оказаться более эффективным, но в основном это не так.

5. Любыми способами избегайте затягивания работы: если вы стремитесь к максимальной производительности труда и рациональному использованию времени, ни в коем случае нельзя откладывать работу. Если об этом не позаботиться, то о производительности труда можно забыть.

6. Устанавливайте себе крайние сроки: никому не нравятся ограничения по срокам. Они вызывают стресс, раздражение, беспокойство – и снова стресс. Гарантированный способ смягчить этот стресс – установить себе срок еще раньше реального. Ставьте выполнимые цели, но при этом будьте требовательны к себе. Бросайте себе вызов, и при этом, согласно пункту 3, награждайте себя за то, что приняли этот вызов. В конечном счете, это не только сэкономит вам время и повысит производительность труда, но и оставит запас времени до реальных сроков, срыв которых чреват штрафными санкциями за просрочку. Кстати, не надо злоупотреблять отсутствием штрафов, разработайте свои собственные санкции за срыв ваших личных сроков.

8. Записывайте свои планы в ежедневник: в рутине будней мы часто теряем видение наших планов в перспективе. Если вы заведете ежедневник для записи планов, рассчитанных на отдаленное время, это поможет вам разработать концепцию долгосрочных планов и усовершенствовать выполнение текущих задач. Каждый раз, когда вам начнет лезть в голову мысль «Зачем мне надо делать эту работу прямо сейчас? Лучше я пойду домой, посмотрю «Остаться в живых», просто посмотрите в свой ежедневник. Вы вспомните о выплатах по ипотеке или о том, что подошло время оплаты обучение ребенка. Каждый месяц просматривайте свой ежедневник, чтобы проверить актуальность планов.

9. Воспользуйтесь программами, такими, как RescueTime : это простое приложение, которое записывает и изображает в виде графика, каким образом вы провели время за компьютером. Эти «двухминутные» перерывы (всего лишь для того, чтобы почитать новости, быстренько сыграть в он-лайн игру или написать тетушке Бетти электронное письмо) тянут очень много времени и снижают производительность труда. RescueTime поможет вам четко увидеть, как именно вы распределяете свое время и даже будет еженедельно отправлять отчет вам на почту.

10. Работайте с командой: этот совет имеет много общего с пунктом 7. Хотя некоторым страшно представить, как они могут отказаться от своих обязанностей, это неоценимый метод повышения производительности всей команды. Удостоверьтесь, что цели команды ясны и понятны, и что каждый знает, за какую часть работы он отвечает. Удостоверьтесь, что вам доступны все средства связи. Невозможность выйти вовремя на связь сказывается на производительности не лучшим образом. Давайте задания тем, кто может выполнить их лучше остальных, и дело пойдет быстрее.

11. Избегайте эмоционального и физического истощения: это случается тогда, когда ваше тело и разум не могут больше справляться с теми задачами, которые вы на них возлагаете. Не заставляйте себя сделать невозможное. Выделите время для действительно важных заданий, но всегда обязательно оставляйте время для того, чтобы расслабиться. Вспомните все свои последние достижения, и вы почувствуете себя хорошо. Это помогает приобрести уверенность, а чем больше уверенности, тем выше производительность.

Тот, кто умеет хорошо планировать рабочее время, всегда имеет преимущества перед остальными. Постарайтесь использовать эти рекомендации в своей повседневной жизни, и вы увидите, насколько лучше вы стали работать.

Планирование рабочего времени не просто набор красивых слов, а система знаний, способная принести пользу как на индивидуальном уровне, так и в масштабах целого предприятия.

Вы узнаете:

• Что дает рациональное планирование рабочего времени на предприятии.
• Какие существуют методы планирования рабочего времени.
• Какие есть правила эффективного планирования рабочего времени.

Не секрет, что на эффективность работы организации не в последнюю очередь влияет отдача от ежедневного труда персонала по управлению. Отсутствие современных приемов и методов труда, отказ от совершенствования рабочего индивидуального стиля руководителем и его подчиненными приводят к тому, что трудности в налаживании работы такого коллектива становятся аксиомой.

Компоненты, определяющие, насколько руководитель готов к успешной деятельности, довольно просты. Это его навыки, умения, профессиональные знания и, конечно, личные качества. Тем не менее не стоит сбрасывать со счетов анализ причинно-следственных факторов, вызывающих проблемы и трудности, а также стремление к их преодолению и повышению качества своей работы. Здесь на помощь приходит рациональное использование руководителем рабочего времени, проще говоря, его планирование. Ведь оно призвано устранить дефекты ежедневного трудового процесса.

Эффективность планирования рабочего времени базируется на целях деятельности в зависимости от их длительности: краткосрочных и долгосрочных. Такая основа управления не требует дополнительных усилий, поскольку все обозначенные действия и мероприятия получили свои предельные сроки в ходе процесса организации.

У целей, поставленных руководителем, есть две функции: определять необходимые для их реализации действия и стимулировать их выполнение. Когда руководитель ставит перед собой четкое задание, его поступки обретают сознательность в его осуществлении. Целеполагание представляет собой некую движущую силу, заряжающую деятеля энергией вплоть до самого достижения результата.

Чтобы планирование баланса рабочего времени было максимально результативным, руководителю нужно прибегнуть к тактике «периодов планирования» (ими могут быть различные временные промежутки: год, месяц, неделя, день). Особенность состоит в индивидуальности каждого такого диапазона, что подразумевает создание отдельных планов, которые бы отражали соответствующий временной отрезок.

Таким образом, главным положительным акцентом правильного планирования свободного времени становится выигрыш самого времени. Руководитель обретет возможность эффективного и плодотворного достижения охарактеризованных рабочих целей, а времени затратит при этом как можно меньше. В организации индивидуальной работы роль планирования сложно переоценить: ведь оно помогает подготовиться к выполнению поставленных целей и структурировать время, отведенное для работы.

Как делегировать задачи, чтобы сберечь 25 % рабочего времени: чек-лист

Чтобы справиться с огромным потоком информации и развивать бизнес, важно распоряжаться временем рационально и не растрачивать силы на рутинные дела. Для этого нужно правильно делегировать задачи подчиненным и проконтролировать их выполнение.

Проверьте по чек-листу, который подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», правильно ли вы распоряжаетесь рабочим временем или совершаете ошибки в делегировании задач и засиживаетесь на работе.

Методы планирования рабочего времени

Принцип Парето

Вильфред Парето (1848–1923) сформулировал принцип, согласно которому в рамках определенной группы объективная значимость некоторой малой части будет значительно выше ее относительного веса в этой группе. Парето в своей модели использовал формулу 80/20, которая стала применяться повсеместно.

• От 20 % проданных товаров можно получить 80 % прибыли.
• 80 % оставшихся товаров принесут только 20 % прибыли.
• 20 % ошибок провоцируют 80 % утрат.
• 80 % остальных ошибок провоцируют 20 % утрат.

Не обошли стороной этот принцип и любители планирования рабочего времени. Если спроецировать его на работу менеджера, то результат будет следующим: для достижения 80 % результатов нужно затратить только 20 % рабочего времени. Остальная же доля затраченного времени приносит всего 20 % от общего результата.

На языке трудового процесса это будет означать, что легкая и приятная работа, на которую тратится минимум сил, но приличное количество рабочего времени, не должна стоять в приоритете. Начинать деятельность необходимо с максимальным учетом важности каждой задачи. На первом месте планирования работы должны стоять жизненно важные вопросы.

Для полной имплементации принципа Парето в вопросах рационального планирования и учета рабочего времени нужно проанализировать все задачи на предмет процента их вклада в общий результат, а также распределить их по АВС-категориям.

АВС-планирование

В основе ABC-анализа лежит опыт, демонстрирующий, что доли дел большей и меньшей степени важности зачастую примерно одинаковые. Буквы А, В и С используются для распределения значимости задач относительно реализации целей на три класса. Этот принцип приглянулся многим менеджерам.

Вы также можете применять этот анализ в планировании использования своего рабочего времени. Главное - помнить, что распределять рабочее время нужно относительно важности задач, а не их трудоемкости и веса в общем плане деятельности.

АВС-анализ исходит из опыта, базирующегося на трех китах.

• Задачи категории А (наиболее важные) получают 15 % от общей массы задач менеджера. Несмотря на невысокий относительный вес в планировании, они вносят вклад в достижение целей в размере 65%.
• Задачи категории В (важные) составляют приблизительно 20 % от общего показателя задач, а их важность оценивается тоже в 20 %.
• Задачи категории С (как наименее важные): им отводится около 65 % от общей цифры, однако их важность мизерная - всего 15 % относительного веса.

Соответственно, при планировании рабочего времени АВС-анализ заостряет свое внимание на первоначальном выполнении задач из категории А, поскольку львиную долю эффективности конечной рабочей деятельности приносят именно они. Далее в порядке очереди стоят вопросы из группы В, вкладом которых в конечный результат тоже не стоит пренебрегать. И напоследок уже можно решать, что делать с оставшимися задачами категории С: вносить в планирование своего рабочего времени или делегировать.

Принцип Эйзенхауэра в планировании рабочего времени

Матрица Эйзенхауэра (приоритетов) заслужила широкое признание в качестве инструмента планирования личного и рабочего времени.

Она состоит из четырех полей (квадрантов), где каждому из них соответствует определенная категория задач. Категории строятся на основе двух принципов: важности и срочности. Их соотношение лучше всего продемонстрировано наглядно на рисунке ниже.

Квадранты заполняются только в том случае, если вносимые в них дела соответствуют определенному полю. Чтобы полностью понять принцип работы этой матрицы, нужно определиться с задачами, которые отвечают каждому квадранту. Стоит помнить, что матрица будет эффективна только для задач на протяжении дня или другого небольшого промежутка времени.

1. Квадрант 1: Важное и срочное

Сердцем матрицы Эйзенхауэра является именно первый квадрант, поскольку таит в себе главный секрет - его оставляют пустым. Это будет говорить о том, что человеку присущ навык эффективного планирования рабочего времени для достижения целей.

Наличие дел, претендующих на первый квадрант, свидетельствует о постоянных авралах в жизни и работе такого человека. Следовательно, человек не привык к распределению своих дел и обязанностей, а вместо этого оттягивает все, что может, до последнего момента. И, когда сроки поджимают, принимается за работу.

Разумеется, лучше всего предотвратить возможные ситуации, если обдумать все заранее. Ведь есть общеизвестный принцип, согласно которому устранять последствия всегда сложнее, чем предусмотреть все возможные неприятности. В случае, если такие дела могут быть выполнены другими людьми, их стоить передать.

1. Квадрант 2: Важное и неcрочное

В планировании своего рабочего времени Эйзенхауэр определял наиболее важными делами задачи из второго квадранта. Если исполнитель последовательно выполняет своевременно помещенную в данный квадрант задачу, то он может себе позволить потратить на нее столько времени, сколько будет необходимо. Его не будут преследовать суета, спешка и различные негативные последствия. Это очень похоже на прием у врача: как профилактический осмотр офтальмолога предотвратит более серьезные проблемы со зрением, так и правильно выбранное время для работы над отчетом позволит избежать срочных ночных переработок.

Планирование и учет рабочего времени в рамках второго квадранта составляют так, чтобы достичь личных целей работника.

И хотя над трудящимися не висит дамоклов меч в виде срочности работы, что позволяет сосредоточиться на качестве труда, не стоит забывать, что сроки все равно есть, и за ними нужно следить, поскольку неудача с выполнением задачи второго квадранта автоматически переносит ее в первый. А этот исход чреват последствиями для планирования личного времени.

1. Квадрант 3: Срочное и неважное

Тип дел, соответствующий третьему квадранту, не позволяет сконцентрировать внимание на более важных делах из-за своей срочности. И такие дела легко спутать с делами из первого квадранта. Однако стоит провести границу между срочным и важным, поскольку эти понятия не синонимичны. Есть простой способ такого определения: необходимо задать себе вопрос, приближает ли та или иная задача к выполнению заданной цели. Обычно дела из третьего квадранта получают отрицательный ответ.

Чаще всего в этот квадрант вносят бытовые вопросы: химчистка одежды в конце сезона, помощь соседям в срочном деле, не важные встречи и переговоры. Есть и другой пример - ремонт компьютера, но здесь стоит быть предельно внимательным: если эта техника нужна для работы, то ее ремонт станет задачей первостепенной важности (то есть первого квадранта), а если используется только для развлечения, то самое место этой проблеме в третьем квадранте.

Дела данного квадранта не только не вписываются в планирование рабочего времени, но даже отвлекают от главных целей и отбирают ценное время. Лучше всего не уделять им внимание, если есть такая возможность. Как же определить важность задачи для себя? Очень просто. Следует задать себе вопрос: «Что случится, если я этого не выполню?»

1. Квадрант 4: Неважное и несрочное

К данной категории причисляют дела нашего быта, не имеющие никакого отношения к работе: социальные сети, форумы, серфинг в интернете, компьютерные игры, просмотр сериалов. Да, такая деятельность определенно приятная, но она не является обязательной.

В целом эта активность значительно снижает продуктивность рабочего дня, Эйзенхауэр называл дела из этой категории «пожирателями личного времени».

Взять, например, сериал длительностью в 200 часов - в перерасчете получится целая неделя убитого времени, которое можно было реализовать с куда большей пользой.

Поэтому необходимо выявить своих личных пожирателей и стремиться к жесткому контролю над ними путем планирования не только рабочего, но и личного времени.

Есть в этом квадранте и рутинные дела, для многих не столь приятные: скажем, мытье посуды, уборка, приготовление пищи. Здесь тоже стоит искать компромисс с теми людьми, с которыми проживаешь в одном доме, для планирования равномерной нагрузки.

Здоровый пофигизм: инструкция для тех, кто не верит в тайм-менеджмент

Инструкция, которую подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», расскажет, как найти гармонию в жизни даже в безвыходных ситуациях, объяснит, от каких установок, навязанных обществом и СМИ, нужно срочно избавиться, и подскажет, что делать, если вам не хватает и суток, чтобы справиться с работой.

Таблица планирования рабочего времени

Приведем простой пример в форме таблицы.

Данный пример наглядно демонстрирует принцип построения рабочих планов. При необходимости таблицы могут быть большей глубины, с расширенным пространством для примечаний. Не важно, какая программа будет применена для реализации, скажем, индивидуального планирования рабочего времени руководителя/специалиста. Таблица - средство универсальное, ее можно нарисовать даже на простой бумаге. Что действительно важно - уметь адаптировать ее под себя, свои задачи и цели, и определить, для каких временных интервалов она будет использоваться: по дням, неделям, месяцам.

Как происходит планирование фонда рабочего времени

Начальный этап планирования заключается в анализе исходных параметров системы - наличия активности по улучшению фонда рабочего времени (ФРВ) и ее направлений. Далее следует ответ на вопросы: на ком лежит ответственность за данную активность (специалистах, службах) и ее планирование? Насколько учитывается рабочее время? Осуществляется ли наблюдение за расходованием рабочего времени? Раскрываются ли резервы ФРВ? Проводятся ли мероприятия, направленные на уменьшение потерь рабочего времени на этапе планирования? Какие методы для этого используются?

Следующий этап - анализ применения ФРВ. В его рамках изучают динамику выработки рабочих (с привязкой ко времени - часовая, дневная, годовая) и выявляют воздействующие на нее факторы; анализируют состояние ФРВ и определяют незадействованные возможности для снижения отдельных видов неявок; прорабатывают данные наблюдений по эксплуатации фонда рабочего времени и др. Подробнее о методиках анализа использования фонда рабочего времени можно узнать из учебной и методической литературы.

Информационную базу осуществления анализа ФРВ составляют данные статистического и табельного учета рабочего времени; сводка первичного учета (листок о простое, сверхурочной занятости, об устранении брака); самофотографии и фотографии рабочего времени; данные опросов и анкет.

В ходе анализа исследуется применение всего ФРВ и его составных частей - целодневного и внутрисменного фондов в рамках различных уровней предприятия (структурных подразделений, предприятия в целом, профессий и групп). Такой подход дает возможность обнаружить «узкие места», которым следует уделить внимание в первую очередь. Результат анализа - оценка резервов усовершенствования применения ФРВ и соответственно повышение эффективности планирования рабочего времени.

Полученные результаты употребляются для планирования полезного фонда рабочего времени. Данное мероприятие включает в себя подготовку планового бюджета баланса, сравнение его составляющих с нормами предприятия, а также экономию рабочего времени на непроизводительные затраты. Методы распределения баланса рабочего времени получили достойное освещение в учебных материалах и пособиях.

Планирование и анализ рабочего времени обрели специфические черты в условиях рыночной экономики. Например, административные отпуска принудительного характера являются выгодными для предприятия с точки зрения его расходов. Неполное рабочее время утратило свой статус резерва.

В планировании ФРВ актуальным становится дифференцированный подход для постоянных сотрудников с полной ставкой, временных работников; в режимах частичной занятости.

С целью наиболее эффективной организации и планирования рабочего времени на предприятии проводятся специальные мероприятия: социально-экономические, организационно-технические и лечебно-профилактические. Они отражаются в различных организационно-технических планах, планировании усовершенствования условий труда и др. Вовлечение внешних участников нужно обсудить с органами местной власти и только потом вносить их в планирование деятельности. Любое мероприятие должно быть ресурсообеспеченным.

Как правильно осуществить планирование рабочего времени

Правило 1. Вставать в одно и то же время

Эта начальная стадия любого планирования очень дисциплинирует и способствует приливу сил.

Правило 2. Позитивное настроение в начале дня

Работайте над своим настроением каждое утро, ведь оно сильно влияет на решение поставленных задач для достижения целей. Для этого можно задать себе три вопроса:

• Каким образом «сегодня» приблизит меня к успеху?
• Что следует сделать мне, чтобы сегодняшний день подарил как можно больше радости?
• Что стоит сделать в этот день, чтобы поддержать свое здоровье?

Ответ на эти вопросы и создание позитивной мотивации зачастую не превышают двух минут. Дайте их себе перед началом выполнения стандартной утренней деятельности.

Правило 3. Правильное начало дня

Залог гармоничного утра - крепкий ночной сон и хороший завтрак. Но многие ими жертвуют, отговариваясь недостатком времени. Однако обе миссии требуют всего лишь расстановки приоритетов на этапе планирования суточного режима - в сущности, нужно просто распределить свое время таким образом, чтобы пораньше лечь спать.

Правило 4. Учитывайте такие факторы, как усталость, при планировании рабочего дня

Многие ощущают, что их трудовая производительность весь день меняется, как синусоида. Это не зависит от суточных биоритмов - от того, «жаворонок» вы или «сова». Стоит выяснить свои личные периоды подъема активности и разместить в планировании деятельности самые важные дела на этот суточный интервал. Ежедневному рутинному труду, не имеющему особой важности, лучше уделить послеобеденное время.

Правило 5. Делайте перерывы вовремя

Одним из основных правил планирования рабочего времени считается небольшой отдых, поскольку он дает возможность организму восстановить силы и вернуть внимание для работы. Обязательно делайте кратковременные перерывы в работе, длительность и частоту устанавливайте сами. Помните о регулярности.

Правило 6. Доводите начатое до конца

Старайтесь не прыгать в работе и доводите начатое дело до логического завершения. Не отвлекайтесь на более мелкие дела, ведь они крадут рабочее время. Помните, что, возвращаясь каждый раз к уже начатому делу, придется повторять старые действия, а это скажется на балансе планирования личной активности.

Правило 7. Находите полезное применение свободному времени

Стремитесь заполнять все неучтенные промежутки в своем расписании (ожидание в очереди, неинформативное совещание) полезной деятельностью. Ее сущность определяйте сами, задав себе вопрос: «Чем я могу заполнить эти минуты, чтобы получить максимальную пользу?»

Правило 8. Придерживайтесь принципа 70/30

Заносить в ежедневник нужно только 70 % своего рабочего времени. В противном случае, даже расписав свой рабочий день на 100 %, вы не получите гарантий, что все задачи будут выполнены, даже больше: многие действия не совпадут с расписанием. Цель планирования рабочего времени по этому принципу - сохранение нервной системы от перегрузок, предотвращение ощущения себя машиной и заточения в жесткие рамки.

Правило 9. Вечером составляйте план дел на завтра

Планирование дел на завтрашний день совершайте в конце дня сегодняшнего и делайте его в форме письменного списка - так точно не ничего не упустите. Лучше установить важность дел заранее и распределить по колонкам. Это даст возможность сосредоточить внимание на необходимых задачах, а менее значимые можно будет и подвинуть в случае возникновения форс-мажора.

Правило 10. Находите в каждом часе время для отдыха

Непреложное правило для каждого. Чем чаще вы сможете находить время для отдыха, тем продуктивнее будете потом работать. В этот период можно навести порядок на рабочем месте, в доме, помыть посуду, почитать журнал или книгу, прогуляться на свежем воздухе, помочь окружающим. Если вы не можете делать это стихийно, подвергните и эти действия планированию.

Правило 11. Реалистично подходите к своим возможностям

Не заваливайте себя огромным объемом работы, считая, что вам любые горы по плечу. Подойдите трезво к оценке собственных сил и возьмите лучше то, с чем гарантированно справитесь за день/неделю/месяц, такое планирование рабочего времени будет более эффективным.

Правило 12. Воспользовавшись предметом, возвращайте его на место

Такой подход к предметам на столе и в кабинете помогает сэкономить время в дальнейшем. Возьмите за правило, попользовавшись вещью, вернуть ее туда, где взяли. Установите определенные места для разных типов вещей - папку для бумаг, пенал для карандашей, ящик стола или коробку для чеков.

Правило 13. Ведите активный и здоровый образ жизни

Казалось бы, зачем нужны работнику офиса спорт, йога, фитнес, правильное питание, гимнастика? Затем, что здоровое тело и хорошее самочувствие лучше всего настраивают на позитивную энергетику и готовность к высокопродуктивной рабочей активности, особенно после ее качественного планирования.

Правило 14. Занимайтесь тем, что приносит вам удовольствие

Лучший способ самоорганизации в планировании и осуществлении профессиональной деятельности - испытывать чувство удовлетворения и любви к своей работе. Преимущество его в том, что мотивацию не приходится вытягивать клещами, она приходит сама и в большом объеме.

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Совет 1. Пересматривать планы на день

Для этого можно воспользоваться АВС-анализом или матрицей Эйзенхауэра. Даже десятиминутная подготовка к рабочему дню может сэкономить до двух часов в сутки. Используйте их с толком.

Совет 2. Формирование блоков схожих дел

Постоянно отвлекающемуся человеку нужно значительно больше времени на работу, чем собранному и увлеченному. Это происходит из-за необходимости очередного «разбега» и «погружения», то есть возвращения к трудовой активности. Сэкономить рабочее время помогут блоки однотипных заданий: их легче зафиксировать на этапе планирования деятельности.

Совет 3. Выделяйте себе личное время на работе

Нередко от прямых обязанностей отвлекают визитеры, подчиненные или клиенты по телефону. Все они создают сильные помехи при выполнении действительно важных задач, нарушают баланс рабочего времени. В связи с этим нельзя быть доступным для всех и каждого на протяжении всего трудового дня - как в своем кабинете, так и в телефонном режиме. В процессе планирования рабочего времени мастера своего дела организовывают для себя промежутки, когда никто не будет их беспокоить. Вы тоже можете воспользоваться их средствами, например установить часы приема посетителей, воспользоваться автоответчиком.

Совет 4. Отводите ограниченное время на каждую рабочую задачу

Длительность выполнения определенного вида работы находится в прямой зависимости от имеющегося в распоряжении времени. Планированию подлежит даже самое мелкое задание: учитесь уделять задаче ровно столько времени, сколько понадобится на ее выполнение. Например, деловые переговоры не стоит затягивать, нужно максимально обсуждать все интересующие вопросы, но не более часа. Сделать это можно с помощью жестких временных рамок и регламента. Руководствуйтесь простым правилом: «Время - деньги», цените и экономьте их.

Совет 5. Используйте делегирование

Ни один уважающий свое время деятель не должен выполнять все задачи самостоятельно. Этот подход уже описывался в принципах и правилах планирования рабочего времени: все, что можно передать на выполнение другим лицам (65% задач, пожирающих время и силы, но не приносящих весомого результата), должно быть им делегировано. Это касается не только помощи сотрудников, но и использования помощи сторонних агентств, организаций, консультационных фирм.

Совет 6. Дробите крупные задачи на составляющие

Люди склонны увиливать от крупных или объемных задач, всячески затягивать их выполнение, потому что результат кажется им чересчур далеким. Этот факт свидетельствует о слабых навыках планирования личного времени, но его можно обойти. Дела, дающие максимально быстрый результат, нравятся практически всем. Это подметил еще Альберт Эйнштейн на примере рубки дров. То же самое можно сделать и с долгосрочными целями и большими проектами: разделить их на небольшие задания, заняться их планированием, а затем методично выполнять в течение определенного периода времени (к примеру, по два часа в день). Спустя, скажем, неделю появятся первые результаты - будет достигнута цель первой части проекта (согласно планированию), это придаст сил и мотивации продолжать работу в этом направлении.

Совет 7. Определяйте себе личные сроки для приоритетных дел

Когда вы заранее знаете, какие именно дела будут приоритетными для текущего месяца, их можно отметить в рабочем календаре и воспринимать в личном планировании дел наравне с теми же переговорами/ совещаниями. Таким образом, когда возникнет необходимость внести на эту дату другое мероприятие или действие, она уже будет «забронирована», что лишний раз напомнит вам об объективной значимости поставленной задачи. Этот совет занимает особую ценность в вопросе планирования рабочей деятельности.

Совет 8. Правильно организуйте рабочее место

В первую очередь это касается порядка на рабочем столе. На нем надлежит оставлять только те документы, без которых невозможно обойтись в выполнении задач категории А. У этого действия есть психологическая подоплека: порядок на столе помогает порядку в мыслях, а лишние бумаги отнимают время.

Совет 9. Старайтесь, чтобы другие не навешивали на вас дополнительные обязанности

Часто руководители интересуются и занимаются все новыми делами, расширяя сферы своей компетенции. Придя из личного интереса на переговоры, которые сотрудник обычно не посещает, он может попасть в рабочие группы или получить дополнительные задания, которые не внесены в его план и в итоге станут бременем для основной работы и ее планирования. Лучше всего перепроверять все свои действия на предмет их нужности в рамках должности, тем самым повышая свои навыки планирования рабочего времени.

Совет 10. Оценивайте, насколько действительно важны и неотложны дела, в которые вас внезапно хотят вовлечь

Форс-мажоры и другие неотложные дела - обычное явление для любой фирмы или предприятия, даже если они стремятся действовать в рамках строгого планирования. Для их решения мобилизуют все доступные ресурсы. Если вы согласитесь помочь в сложившейся ситуации, помните, что это отнимет время от текущих важных задач в вашем графике, поэтому всегда взвешивайте, стоит ли им жертвовать.

Совет 11. Не действуйте в результате порыва - принимайте только взвешенные решения

Иногда определенные решения принимаются в результате импульса, неконтролируемого порыва. Но это провоцирует отклонения в графике и помехи эффективному планированию рабочего времени для достижения цели. Если вы ощутили сиюминутное стремление что-то сделать (например, позвонить), тщательно обдумайте и взвесьте, действительно ли стоит осуществить задуманное.

Совет 12. Правильно устанавливайте приоритеты в делах

В большом потоке дел - конференций, совещаний, звонков, текстов - бывает очень сложно ориентироваться, и, когда вы беретесь за все сразу или хватаете по частям с разных концов, в итоге успеваете очень мало. Здесь полезно вспомнить такой способ планирования времени, как матрица приоритетов, и начинать деятельность с выполнения четко поставленных и однозначно значимых задач, постепенно продвигаясь к менее важным.

Планирование рабочего времени секретаря руководителя

Основная обязанность и цель планирования индивидуального рабочего времени секретаря - максимально разгрузить начальника и помочь тому распределить свое время. На нем лежит задача повышения эффективности использования всех возможных часов и минут для трудовой активности. А это значит, что задания и планирование деятельности руководителя и секретаря взаимозависимы.

В первую очередь секретарь помогает в организационных, подготовительных и управленческих видах работы, освобождает начальнику пространство для творчества. С этой целью помощнику необходимо знать режим дня вышестоящего звена, график его задач на все возможные периоды - день/месяц/квартал. Эффективное планирование рабочего времени секретаря зависит от графика его непосредственного руководителя, поскольку он занимается подготовкой всех встреч, переговоров и других дел (приемом визитеров, оформлением документов), которые есть в графике начальника. Ключевую роль в планировании играет иерархия задач по их ценности и важности.

Кроме этого, в обязанности секретаря включена и другая работа, не зависящая от режима дня начальства (и отраженная в планировании трудовой активности): это проверка почты и ответ на корреспонденцию, документооборот, контрольная картотека и т.п. Навыки планирования рабочего времени помощника должны быть на высоте. Начальными пунктами его расписания всегда выступают повторяющиеся действия, например:

• подготовить рабочее место руководителя;
• привести в порядок собственное рабочее место;
• обработать все виды входящих писем;
• просмотреть контрольную картотеку;
• предоставить начальству сводку о состоянии дел и уточнить расписание на текущий день.

Рассмотрим простой пример планирования рабочего времени в привязке к графику руководителя. Программа действий секретаря обретет примерно такой вид. Когда в планах начальника стоит совещание в 11:00, значит в плане помощника на 10:30 будет отмечена его организация со всеми вытекающими действиями: напоминание, ксерокопирование материалов, уборка конференц-зала, протоколирование. Если в 14:00 руководитель запланировал переговоры вне офиса, то в графике секретаря будут пункты о вызове автомобиля, сборе документов. Также в списке работ указывается, с кем и в какое время нужно соединить начальника для телефонного разговора, какую документацию необходимо исправить, а какую заполнить с нуля, и т. п.

Оптимальный вариант - определить совместно с начальником постоянный временной интервал для ежедневных действий: подписания документации, приема посетителей. Это наладит работу и поможет планированию рабочего времени и специалиста, и его помощника. При разработке рабочего графика также нужно оставлять приличный резерв на случай внезапных срочных и важных поручений, телефонных звонков и других экстренных ситуаций.

Конец рабочего дня секретарь посвящает отправке исходящей корреспонденции, а также выполняет планирование мероприятий на завтра.

Когда трудовой день закончен, а руководитель задерживается в офисе, помощник может уйти домой только в том случае, если между ними будет соответствующая договоренность и он снабдит начальника всеми необходимыми данными.

Перед тем как покинуть помещение, секретарь убирает все документы, закрывает шкафы, сейфы, выключает электронное оборудование (это не касается телефона, модема, факса), приводит в порядок рабочее место.

Планирование рабочего времени менеджера

Сущность планирования - подготовка к осуществлению целей и регламентация рабочего времени. Принципы планирования рабочего времени менеджера особо не отличаются от общих принципов регулирования трудовой деятельности. Рациональное применение своих временных ресурсов предполагает понимание своих функций, целей, задач и временного бюджета.

В процессе организации рабочего времени специалиста используются широко известные методики планирования. Менеджеру нужно руководствоваться такими правилами:

• 60 % дневного рабочего плана отводится на плановые работы;
• 20 % времени - на непредвиденные действия;
• последние 20 % лучше оставить на спонтанно возникающие задачи.

«Плоские» организационные структуры используются на небольших предприятиях для решения сложных задач в условиях существенной неопределенности. Для таких подразделений характерны следующие недостатки: чрезмерная загруженность менеджеров, сложность в контролировании действий большого количества людей, а также трудности, связанные с координацией работы подразделений.

Потраченное время (особенно если оно не отмечено на этапе планирования) должно быть зафиксировано с обязательным указанием, на что и каким образом оно было использовано. Это способствует тому, что, получив полную картину затрат своего рабочего времени, менеджер сможет эффективнее организовать его планирование в будущем; с целью разработки качественного плана задачи будут поделены на кратко-, средне- и долгосрочные.

Регулярность, системность и последовательность должны позиционироваться в качестве основных принципов планирования. Необходимо следовать одному из важных принципов планирования деятельности - реальности целей: брать на себя столько обязанностей, сколько будет по силам выполнить.

В основе рационального расхода рабочего времени менеджера лежит его перспективный план. Это многолетняя система, с учетом которой создаются годовые и квартальные планы. Последние могут быть скоординированы с годовым и быть поделенными на месячные. Ежедневный и недельный планы полностью им соответствуют и при этом наиболее точно отражают использование рабочего времени менеджера. Планирование рабочей деятельности на уровне одного дня - важная ступень в общем планировании рабочей деятельности менеджера, оно подлежит постоянному контролю и корректировке в зависимости от обстановки.